Xelion 8 ChromeOS APP
1. De Xelion 8 app installeren en de eerste keer openen
1.1 De Xelion 8 app installeren
De laatste versie van de app kan geïnstalleerd worden vanuit de Playstore
In de Playstore zoeken op Xelion 8(1) en vervolgens klikken op installeren(2).
1.2 De Xelion 8 ap de eerste keer openen
Als de Xelion 8 app geinstalleerd is kun je op Openen klikken om deze te starten.
1.2.1 machtigingen
Als de app de eerste keer opent dan dien je enkele malen akkoord te geven op de machtigingen die de app nodig heeft. Je dient toestemming te geven voor de volgende vijf zaken:
Foto’s maken en video opnemen
Audio op nemen
Toegang krijgen tot contacten
Telefoongesprekken starten en beheren
Toegang krijgen tot foto's, media en bestanden op je apparaat
Telefoongesprekken starten en beheren is noodzakelijk om inkomende en uitgaande oproepen te kunnen voeren. Toegang krijgen tot contacten is noodzakelijk omdat je voor uitgaande gesprekken ook je lokale telefoonboek kunt gebruiken. Daarnaast maakt Xelion bij inkomende oproepen een contact aan in je lokale adresboek genaamd "Zakelijk gesprek via Xelion". Deze registratie is nodig om de notificatie van bellergegevens te kunnen verwerken op je toestel. Om gebruik te kunnen maken van bijlagen is de toegang tot foto's, media en bestanden op je apparaat nodig om bijlagen te kunnen versturen en ontvangen met de app (chat functionaliteit). Tot slot druk je op OK om te kunnen inloggen.
1.2.2 App op achtergrond uitvoeren
Ook komt er nog de vraag of de App altijd op de achtergrond mag worden uitgevoerd:
Hier dien je op toestaan te klikken om altijd gesprekken te kunnen ontvangen.
1.2.3 Weergeven vóór andere apps
Er komt ook een melding als onderstaande:
Als je op OK klikt dan opent het instellingen scherm. klik daar op Xelion 8 en zet vervolgens de switch aan zodat Xelion mag worden weergegeven voor andere apps
Om goed te kunnen bellen is het nodig om Xelion 8 boven andere apps weer te kunnen geven. Bijvoorbeeld als je in een ander programma aan het werk bent en wordt gebeld, dan wil je wel dat Xelion dat boven het andere programma mag weergeven.
2. Inloggen in de Xelion 8 app
Om toegang te krijgen tot de Xelion 8 app dien je in te loggen:
Gebruik hierbij de volgende gegevens die je van je Xelion beheerder hebt gekregen
Gebruikersnaam & wachtwoord: Deze zijn identiek aan de gegevens waarmee je inlogt in de softphone.
Hostnaam: Vul hier de hostname van de server in.
Tenant: Bij tenant vul je de tenant naam in.
3. De app gebruiken
De app opent standaard met de hierboven getoonde indeling.
De communicatie geschiedenis links en de favorieten rechts staan vast.
De indeling in het midden varieert afhankelijk van de gekozen functie.
In deze indeling bevinden zich de volgende items:
Terug knop
om terug te gaan naar vorige schermenMenu weergave
Hiermee opent het menu met daaronder de Statistieken, Presentielijst, gesprekken, Video Gesprekken, To do, Favorieten en Instellingen.Zoekfunctie (communicatie)
Middels de zoekfunctie kun je jouw communicatie doorzoeken.Datum/Agenda
Hiermee open je jouw agenda. Hierin kun je al jouw afspraken zien, maar ook nieuwe maken. Op het tabblad anderen, zie je wanneer je het laatst contact hebt gehad met anderen. Meer hierover in het hoofdstuk 3.4 Agenda.Status weergave
Hier wordt jouw status en eventueel foto weergegeven. Als je hier op klikt kun je eenvoudig je status aanpassen. Meer hierover in het hoofdstuk statusweergave.Zoekfunctie (contacten)
Middels de zoekfunctie kun je contacten doorzoeken zowel zakelijk als privé.Toetsenbord
Hiermee kan het numerieke toetsenbord ingewisseld worden voor een alfanumeriek toetsenbord.Status weergave
Hier wordt jouw status en eventueel foto weergegeven. Als je hier op klikt kun je eenvoudig je status aanpassen. Meer hierover in het hoofdstuk statusweergaveAansluitingenbalk
In de aansluitingenbalk staan de aansluitingen waar je aan deelneemt. Door op een aansluiting te klikken kun je zien welke er gesprekken er met die aansluiting gevoerd zijn. Standaard staat hier Mij wat betekent dat alle communicatie op de primaire aansluiting getoond wordt.Communicatiestatus
De communicatiestatus wordt blauw als een gesprek of bericht onbeantwoord/ongelezen is. De beantwoorde gesprekken en gelezen berichten zijn grijs.Communicatie starten
Hier kun je alle communicatie mee starten, telefoon, chat, sms en video. Meer hierover in het hoofdstuk 3.1 Communicatie startenDe recente contacten
De meest recente contacten worden automatisch weergegeven. Klik op een contact en er verschijnen 6 icoontjes. Klik op een van deze icoontjes om een actie uit te voeren.
De betekenis van deze icoontjes is als volgt:
a - bellen
b - chatten
c - sms’en
d - videogesprek starten
e - agenda openen
f - contactgegevens weergevenNumerieke toetsenbord
Hiermee kun je een telefoonnummer intoetsen. Als het ingetypte nummer al in het telefoonboek staat, verschijnt het contact erbij, ook kunnen er recent gebelde nummers in de lijst verschijnen die nog niet in het adresboek staan. Selecteer het nummer of contact waar je een gesprek mee wil starten en klik op het icoontje dat aangeeft op welke manier je het gesprek wil starten.Afzender id
Onderaan het scherm kun je kiezen met welk telefoonnummer je uitbelt. Ook is er de mogelijkheid om anoniem uit te bellen.Favorieten
Onder Favorieten vind je jouw favorieten, dit zijn dezelfde favorieten als je hebt in de softphone.Gebruiken van een favoriet gaat door op de gewenste favoriet te klikken en vervolgens op het icoontje van de gewenste actie te klikken.
Toevoegen van een favoriet gaat door het klikken op de plus (nr 16) rechtsonder, selecteer een contact en deze wordt toegevoegd aan de lijst met favorieten.
Verwijderen van een favoriet gaat door langdurig op een item te klikken. Je krijgt dan de vraag of je zeker weet dat je wilt verwijderen, als dat zo is klik je op OK anders op Annuleren.
toelichting bij het communicatieoverzicht: Alle laatst ingekomen communicatie van één contact zal hier worden weergegeven.
Uitleg: Wanneer je dus een keer gebeld bent door Anita Bellafonte en hierna een chat ontvangen hebt, zal alleen de chat getoond worden. Klik op de foto van het contact om alle communicatie in te zien.
3.1 Communicatie starten (met je Xelion- en privé adresboek)
Om een gesprek te starten klik je op de blauw omcirkelde telefoonhoorn links onderin. Vervolgens opent het hieboven getoonde kiesvenster.
De zoekfunctie
Hier kun je een deel van een naam of telefoonnummer intypen en vervolgens het juiste contact selecteren en vervolgens op de gewenste manier een gesprek starten.Toetsenbord
Hiermee kan het numerieke toetsenbord ingewisseld worden voor een alfanumeriek toetsenbord. Je kunt uiteraard ook het toetsenbord van de Chromebook gebruiken.De recente contacten
De meest recente contacten worden automatisch weergegeven. Klik op een contact en er verschijnen 6 icoontjes. Klik op een van deze icoontjes om een actie uit te voeren.
De betekenis van deze icoontjes is als volgt:
a - bellen
b - chatten
c - sms’en
d - videogesprek starten
e - agenda openen
f - contactgegevens weergevenNumerieke toetsenbord
Hiermee kun je een telefoonnummer intoetsen. Als het ingetypte nummer al in het telefoonboek staat, verschijnt het contact erbij, ook kunnen er recent gebelde nummers in de lijst verschijnen die nog niet in het adresboek staan. Selecteer het nummer of contact waar je een gesprek mee wil starten en klik op het icoontje dat aangeeft op welke manier je het gesprek wil starten.Afzender id
Onderaan het scherm kun je kiezen met welk telefoonnummer je uitbelt. Ook is er de mogelijkheid om anoniem uit te bellen.
3.2 Doorverbinden
Wanneer je inkomend wordt gebeld of een uitgaand gesprek voert, kun je dit gesprek doorverbinden. Dit gaat als volgt:
Klik tijdens het gesprek op de Transfer knop.
Kies in het kiesvenster met wie je wilt doorverbinden en bel.
Klik in het gespreksvenster nogmaals op de Transfer knop.
Klik op degene met wie je het eerste gesprek wil doorverbinden.
3.3 Chatten & SMS'en
Er zijn verschillende manieren om een chat- of sms-bericht te versturen:
Vanuit het communicatieoverzicht kun je een van de recente berichten aanklikken vervolgens rechtsboven op de opties te klikken en kiezen voor chat of sms. Ook kun je gelijk een chatbericht intypen onderin.
Door op de knop communicatie starten te klikken en vervolgens het juiste contact te kiezen voor chat of sms.
Als het chatvenster geopend is kan men eenvoudig berichten versturen door onderin een bericht te typen en vervolgens op versturen te klikken.
Men kan zien dat het een sms is als er links onder een telefoonnummer staat en sms bij de verzendknop:
Bijlage versturen(alleen chat).
Het is in de chat ook mogelijk om foto’s, bestanden of een ingesproken tekst mee te sturen.
Klik op de paperclip.
De paperclip opent een menu met twee keuzes: fotocamera, bestand.
De fotocamera start gelijk de camera zodat je een foto kunt maken en direct versturen.
Het bestand geeft je de mogelijkheid om bestanden zoals afbeeldingen, videos en documenten te versturen.
De microfoon geeft je de mogelijkheid om een stukje ingesproken tekst te versturen. Let op het opnemen begint direct zodra je op de microfoon klikt en stopt op het moment dat je weer loslaat. Het ingesproken stuk wordt dan gelijk verzonden.
3.4 Agenda
Wanneer je op de datum klikt in het overzichtsscherm opent standaard met het weekoverzicht dat hier links getoond wordt. Het is ook mogelijk om alleen alle afspraken te zien. Klik hiervoor op het agenda icoontje en vervolgens op Schedule. Dan zie je het rechts getoonde overzicht. Om terug te gaan naar het weekoverzicht klik je weer op het agenda icoontje en vervolgens op Week.
3.4.1 Afspraak toevoegen
Een afspraak toevoegen gaat als volgt:
Klik in het weekoverzicht op een lege plek in de agenda, vervolgens opent het hier links getoonde venster.
Geef een naam aan de afspraak.
Bepaal de datum en tijd en eventuele herhalingen.
Voeg mensen toe aan de afspraak.
Geef aan of het Intern of Extern is en wat de status van de personen die deelnemen aan de afspraak is ten tijde van de afspraak.
Geef een omschrijving aan de afspraak.
Klik op bewaren.
3.4.2 Afspraak bewerken/verwijderen
Door op een afspraak te klikken open je de details. Daar kun je de afspraak bewerken en vervolgens op Bewaren klikken om de wijzigingen op te slaan. Hier kun je ook de afspraak verwijderen door op Verwijderen te klikken.
4. Menu opties
De Xelion heeft links boven een knopje voor de menu weergave daarmee opent het hier links getoonde menu.
Onderdelen van dit menu zijn:
4.1 Recente geopend
Onder Recent geopend vind je de contacten met wie je recent contact hebt gehad. Door een van deze contacten aan te klikken krijg je een overzicht met alle recente communicatie die je hebt gehad met dit contact.
4.2 Statistieken
Onder statistieken vind je de statistieken/wall-boards van aansluitingen.
Als je dit de eerste keer opent is dit leeg. Om een wallboard toe te voegen klik je onderaan op het plus teken.
Als er al wall-boards zijn toegevoegd, dan kun je tussen deze wisselen in de balk bovenaan.
Pictogram | Naam | Uitleg |
---|---|---|
Toevoegen | Als je hier op klikt kun je de statistieken toevoegen van aansluitingen waar je de rechten op hebt | |
Verwijderen | Verwijdert de statistieken van de aansluiting die nu in beeld staat |
Onderaan de statistieken staan welke agents er zijn ingelogd op een aansluiting met de volgende informatie:
in - het aantal gevoerde inkomende gesprekken
uit - het aantal gevoerde inkomende gesprekken
alle - het totaal aantal gevoerde gesprekken
g.g.t - gemiddelde gesprekstijd, gemiddelde tijd per gesprek.
4.3 Presentie
Onder Presentie vind je de presentielijst. Hier worden alle gebruikers met hun status weergegeven.
Als je iemand specifiek zoekt kun je op het vergrootglas klikken en de eerste letter(s) van de naam intypen.
In de balk bovenin kan gewisseld worden tussen verschillende afdelingen.
4.4 Gesprekken
Onder Gesprekken vind je de lijst met actieve gesprekken.
Hier kun je zien welke gesprekken er op dit moment plaatsvinden.
4.5 Video Gesprekken
Onder Videogesprekken vind je de lijst met beschikbare ruimtes om een videogesprek in te voeren.
Toevoegen kan door het klikken op de plus rechtsonder. Geef de ruimte een naam en klik op Bewaren.
Deelnemen aan een ruimte kan door op de ruimte te klikken.
Verwijderen van een ruimte kan door op de prullenbak te klikken.
4.6 Todo
Onder Todo vind je jouw persoonlijke to-dolijst. Dit zijn notities die je voor jezelf hebt gemaakt. In het voorbeeld hiernaast komt de notitie van Burt niet op de to-dolijst van Burt.
Toevoegen van een item gaat door het klikken op de plus rechtsonder, selecteer een contact. Er wordt nu een lege todo aangemaakt. klik op de lege todo om deze te bewerken en klik vervolgens op Bewaren om deze op te slaan.
Bewerken van een item gaat door het klikken op het item. Bewerk de tekst en klik op Bewaren.
Verwijderen van een item gaat door langdurig op een item te klikken. Je krijgt dan de vraag of je zeker weet dat je wilt verwijderen, als dat zo is klik je op OK anders op Annuleren.
4.7 Favorieten
Onder Favorieten vind je jouw favorieten, dit zijn dezelfde favorieten als je hebt in de softphone.
Gebruiken van een favoriet gaat door op de gewenste favoriet te klikken en vervolgens op het icoontje van de gewenste actie te klikken.
Toevoegen van een favoriet gaat door het klikken op de plus rechtsonder, selecteer een contact en deze wordt toegevoegd aan de lijst met favorieten.
Verwijderen van een favoriet gaat door langdurig op een item te klikken. Je krijgt dan de vraag of je zeker weet dat je wilt verwijderen, als dat zo is klik je op OK anders op Annuleren.
4.8 Instellingen
Onder Instellingen vind je de instellingen van de applicatie. Hier kun je onder andere je status en manier van bellen aanpassen. Hieronder zullen we kort op de instellingen ingaan.
Status - Bij status kun je de volgende zaken inzien en wijzigen: Status, Statusbericht en Avatar.
Als je hier op klikt kun je jouw huidige status inzien en wijzigen. De betekenis van de verschillende statussen vind je in het hoofdstuk status.
Ook kun je hier jouw statusbericht veranderen, zodat je collega’s kunnen zien waar je bent en of wat je aan het doen bent.
Daarnaast kun je hier ook je avatar veranderen. je kunt dit doen middels een foto via de webcam of een bestand uploaden.Neemt deel in - Hier kun je eenvoudig bepalen in welke aansluitingen je deelneemt. De schakelaar naar rechts betekent dat je deelneemt in de aansluiting en naar links dat je niet deelneemt in de aansluiting. Dit laatste wordt ook duidelijk gemaakt doordat er een streep door de aansluiting komt.
Ook kun je hier je uitgaande nummerweergave bepalen. Let wel op als je met een algemeen nummer naar een collega(intern) belt dan ziet de gebelde ook alleen dat algemene nummer.Actieve toestellen - Hier kun je aangeven welke toestellen actief zijn. Bijvoorbeeld als je alleen wil dat er op je mobiel of juist alleen op je softphone gebeld wordt.
Oproep routering - Hier kun je aangeven wat er met gemiste oproepen gebeurt, Doorschakelen naar een andere aansluiting, naar de voicemail of ophangen.
Ook kun je hier al je oproepen direct doorschakelen naar een in te geven telefoonnummer.
Tevens kun je hier Wisselgesprek aan en uit zetten.Account - Hier zie je met welk account er is ingelogd, hoe je wordt weergegeven richting je collega’s. Op welke host en tenant je bent ingelogd.
Je kunt je hier eventueel ook afmelden alhoewel dat niet echt nodig is.Oproepen via - Hier kun je de belstrategie kiezen die je wil gebruiken. De verschillende mogelijkheden worden besproken in het hoofdstuk Belstrategie.
Let op zonder simkaart is het alleen mogelijk om via een datanetwerk te bellen.Kleurenschema - Hier kun je het lichte of donkere kleurenschema kiezen. Standaard staat deze op automatisch en dat betekent dat de instellingen van de Chromebook worden overgenomen.
Anderen Beheren - Hier kun je andere aansluitingen beheren als je daar rechten toe hebt.
Geavanceerde opties - Hier kun je Auto dial aanzetten, dit betekent dat als je het telefoonpictogram selecteert om te bellen, Xelion automatisch een telefoonnummer (van de geadresseerde) selecteert en dat gaat bellen..
Ook kun je controleren of Weergave boven andere apps aanstaat. Dit is nodig om Xelion goed te laten werken.
Ook kun je de naam van de SMS afzender hier instellen.App bijwerken - Hier kun je controleren op nieuwe updates van de Xelion app. LET OP de app kan hierdoor herstart worden waardoor je tijdelijk even niet bereikbaar bent.
Info - Hier vind je info over de Applicatie en server versie. Ook vind je hier de link naar de open source licenties en ons Privacybeleid.
Gebruikershandleiding - Hier vind je de link naar deze handleiding
Ondersteuningscentrum - Hier kunnen de logs bekeken en verstuurd worden mochten er onverhoopt problemen zijn.
5. Extra informatie
Hieronder vind je nog wat extra informatie over sommige items.
5.1 Xelion Dialer
Onze app heeft een nieuw belscherm gekregen! Helemaal nieuw en volledig in stijl van de huidige Xelion 8 generatie apps. Wanneer je gebruik maakt van de Xelion dialer is "wacht op belbevestiging" niet meer nodig.
Hiernaast staat de Xelion dialer. Een dialer is een weergave scherm van inkomende of uitgaande oproepen. In deze specifieke afbeelding is de weergave van een inkomende oproep te zien. Deze weergave toont:
Actieve gesprek - Toont het actieve gesprek, inclusief een afbeelding van de beller(indien aanwezig)
Kwaliteit Audio - In het geval er gebruik gemaakt wordt van WebRTC wordt hier de kwaliteit van de audio weergegeven.
Dit varieert van Groen (heel goed) via lichtgroen, geel, oranje, naar rood (slecht)Informatie - Toont informatie over het gesprek; het volgnummer van het gesprek, de duur, naam en nummer van de beller..
Ophangen - beëindig het gesprek
In de wacht - Plaats het gesprek in de wacht, om bijvoorbeeld ruggespraak te plegen of door te verbinden
Doorverbinden - Verbind het gesprek door, meer hierover in het hoofdstuk Doorverbinden
Meer - Hieronder vind je de opties Informeer Collega, Todo toevoegen en Alternatieven
Informeer Collega - Stuur een bericht naar een collega.
Todo toevoegen - Maak een todo aan op uw todo lijst, met dit contactpersoon.
Alternatieven - Onder alternatieven kun je kiezen voor Bellen, een bericht of sms versturen.Dempen - Dempt de microfoon, zodat men jouw niet meer kan horen, maar jij de ander nog wel.
Nieuw gesprek - Start een nieuw gesprek, het huidige gesprek wordt automatisch in de wacht gezet.
Oortelefoon - Verander van audio device, bijvoorbeeld naar de speaker of een headset.
Toetsenbord - Om tijdens het gesprek het numerieke toetsenbord te kunnen gebruiken. Bijvoorbeeld in een keuzemenu.
5.2 Statusweergave
Onder Statusweergave kun je een aantal instellingen snel aanpassen. hier onder staat dit verder beschreven:
Statusbericht - door hier op te klikken kun je de tekst van jouw statusbericht aanpassen, zodat je collega’s kunnen zien waar je bent en of wat je aan het doen bent
Status - Hier kun je jouw status aanpassen. De betekenis van de verschillende statussen vind je in het hoofdstuk status.
Inkomend - Hier kun je zien in welke aansluitingen je deelneemt en eventueel eenvoudig in of uit een aansluiting stappen door een schuifje om te zetten. (Het schuifje naar rechts, betekent dat je in de aansluiting zit, naar links betekent dat je niet in de aansluiting zit. ) In het voorbeeld zit de persoon wel in zijn persoonlijke aansluiting (Mij) en in die van IT-Department maar niet in het Hoofdnummer van Demo B.V.
Uitgaand - Hier kun zien met welke aansluiting je uitbelt. Je kunt hier dus ook makkelijk wisselen van identiteit als je iemand belt. In dit voorbeeld belt de persoon uit met zijn persoonlijke aansluiting (Mij). Dit kan veranderd worden door het er op te klikken en in het menu een andere aansluiting te kiezen.
Nummerweergave - Hier kun je kiezen voor de standaard nummerweergave zoals is ingesteld door de beheerder of Anoniem.
Mijn Telefoons - Hier kun je aangeven welke telefoons er meerinkelen als je gebeld wordt. In dit voorbeeld gaan de onderste twee over en de bovenste niet. Dit kan gewijzigd worden door het schuifje achter een telefoon om te zetten.
5.3 Status
Hieronder staan de statussen die je kunt instellen en wat dat voor gevolgen heeft op jouw bereikbaarheid.
Status | Gebeld worden | Chat/sms | |
---|---|---|---|
Loginstatus Softphone | ✅ (mits er op de softphone is ingelogd) | ✅ (mits er op de softphone is ingelogd) | |
Beschikbaar | ✅ | ✅ | |
Niet beschikbaar | ❌ | ✅ | |
Niet storen | ❌ | ❌ | |
Afspraak | ✅ | ✅ | |
Kort afwezig | ✅ | ✅ | |
Lang afwezig | ✅ | ✅ |
6.2 Belstrategie
Via Xelion (doorschakelbellen) | Wanneer je gebruik maakt van deze belstrategie maak je gebruik van automatisch doorschakelen na belkeuze. Dit betekent dat wanneer je de app de opdracht geeft een nummer te bellen, de app belt naar het doorschakelbelnummer van de Xelion server en deze direct belt naar het gekozen nummer. Hierdoor bel je met weergave van je zakelijke telefoonnummer naar de ontvangende partij. |
---|---|
Terugbellen bij uitgaande gesprekken | Wanneer je gebruik maakt van deze strategie en je aansluitend een belopdracht geeft via de Xelion app, zal de Xelion server éérst naar het mobiele nummer bellen van de eindgebruiker (de app gebruiker). Aansluitend zal deze bellen naar het gewenste nummer, nadat de oproep aan de eindgebruiker succesvol is opgenomen. |
Alleen inkomende via Xelion | Wanneer je gebruikt maakt van deze belstrategie bel je direct vanaf de simkaart náár het gewenste nummer toe. De Xelion server is niet betrokken bij dit gesprek. Er zal dus ook geen gebruik gemaakt kunnen worden van functionaliteiten van de Xelion server tijdens dit gesprek. De kosten van dit gesprek worden belast aan de abonneehouder van de simkaart. Alleen inkomende gesprekken naar een nummer op de Xelion centrale komen via Xelion binnen. |
Datanetwerk (via internet) | Wanneer je gebruik maakt van “VoIP/WebRTC” dan bel je via het internet. Dit kan zijn via wifi of het netwerk van je mobiele provider(4G of 5G). |