1. Xelion softphone downloaden en instellen op jouw computer

Hieronder wordt in stappen beschreven hoe je de Xelion softphone kunt downloaden, installeren en instellen op jouw computer.

1.1 Xelion 8 softphone downloaden

Om de Xelion 8 softphone te kunnen gebruiken, dient deze eerst geïnstalleerd te worden op jouw werkstation. Ga op jouw werkstation naar softphone.xelion.com , klik op de 8 en start het gedownloade bestand.
Heb je JAVA 11 op jouw werkstation? Ga naar het adres van de Xelion server. Dit adres heb je ontvangen van jouw Xelion beheerder. Open de link en klik op de 8 om de softphone te downloaden

1.2 Inloggen

Wanneer je op de 8 hebt geklikt opent het inlogvenster. Log in met de gegevens die je van jouw Xelion beheerder hebt ontvangen en klik op inloggen. Er wordt automatisch een Xelion icoon op jouw bureaublad geplaatst.

1.3 Standaard overzicht Xelion softphone

  1. Startbalk

  2. Statusoverzicht

  3. Naam, foto, status, bericht en locatie

  4. Informatiebalk

  5. Help en instellingen

  6. Dashboard

  7. Favorieten

1.4 Afbeelding plaatsen/wijzigen in de softphone

Je kan in de softphone jouw afbeelding plaatsen zodat jouw collega’s deze kunnen zien in de presentielijst, favorieten, adresboek en belscherm. Deze afbeelding is alleen beschikbaar voor collega’s niet voor externe contacten.

Om jouw afbeelding te kunnen plaatsen/wijzigen klik je met de rechtermuisknop op de afbeelding onder jouw naam. Klik vervolgens op Import, navigeer naar jouw afbeelding en selecteer deze. Aansluitend kun je desgewenst het formaat van de foto aanpassen. Als je daar mee klaar bent klik je op Ok en dan is de afbeelding gewijzigd.

1.5 Status aanpassen

Om jouw status aan te passen klik je op jouw foto of selecteer je deze bij het statusoverzicht in het dashboard.

Status

Gebeld worden

Chat/sms

Inlogstatus

Beschikbaar

Niet Beschikbaar

Niet Storen

Afspraak

Kort afwezig

Lang afwezig

Wil je dat jouw softphone status automatisch wijzigt als je in of uitlogt dan kies dan inlogstatus.

1.6 Toestellen wel of niet mee laten rinkelen

In het statusscherm kun je onder toestellen eenvoudig bepalen of ze wel of niet meerinkelen. Klik in het groene (of rode) vak om een toestel niet, of juist wel te laten meerinkelen. Het is duidelijk zichtbaar wanneer een toestel niet meerinkelt (rood vak met witte streep).

1.7 Softphone twinnen met een fysiek toestel

Bij twinning gebruik je een fysiek toestel(vaste telefoon, smartphone) als “audio apparaat” terwijl je de softphone gebruikt om het gesprek te bedienen.

Om de softphone en hardphone tegelijkertijd te kunnen twinnen selecteer je in het statusoverzicht "gebruik twinning". Vervolgens selecteer je de het fysieke toestel die je wil gebruiken. Zie je geen "gebruik twinning" staan in het statusoverzicht? Neem dan contact op met jouw Xelion beheerder.
Let erop dat wanneer je twint via de softphone je gesprekken ook doorverbindt op de softphone en niet via je fysieke toestel.

1.8 Een headset koppelen aan Xelion

Xelion ondersteunt diverse headsets van Jabra, Poly en Sennheiser/Epos.
Als de headset gekoppeld is aan jouw pc en je hebt de softphone opnieuw opgestart dan herkent de softphone jouw headset automatisch. Wil je een aanpassing maken in de te gebruiken headset? Ga dan naar instellingen en klik op het tabblad PC Audio.

1.9 Favorieten instellen

In de softphone toont Xelion aan de rechterkant een lijst met favorieten. Wil je een favoriet toevoegen klik op Voeg favoriet toe, typ de naam van het contact die je wil toevoegen in, selecteer het contact klik op Toevoegen.

Wil je een favoriet gebruiken, beweeg de muis over de favoriet heen en zie alle mogelijke opties.

De favorieten die je hier toevoegt zijn in de smartphone app ook eenvoudig te gebruiken. Klik hiervoor in de smartphone app onderin op favorieten.

2. De softphone in dagelijks gebruik

Hieronder volgt een overzicht van de softphone in dagelijks gebruik.

2.1 Navigeren met de startbalk

Bovenin de softphone vind je de startbalk, het startpunt voor alle informatie en communicatie.

Icoon

Omschrijving

Uitgaand telefoongesprek voeren

Contactpersoon opzoeken of toevoegen in het adresboek

Bekijk en werk met lijsten

Verstuur een sms

Verstuur een chatbericht

Bekijk communicatie met contactpersonen

Bekijk jouw Xelion agenda of die van een collega

Automatische rapporten

Rapporten

2.2 Uitgaand telefoongesprek voeren

Klik op de telefoonhoorn in de startbalk. Type de naam of het telefoonnummer in en klik op OK. Zoek je op naam? Selecteer dan nu het telefoonnummer. Wil je tijdens het bellen keuzes maken in het keuze menu? Klik dan op het keypad icoon en maak jouw keuze.

2.3 Gebeld worden

Op het moment dat je gebeld wordt opent er een pop-up met het belscherm van Xelion. Je kunt opnemen door op de hoorn te klikken, met jouw headset of met de hoorn van jouw getwinde toestel.

2.4 Gesprek in de wacht plaatsen

Om een gesprek in de wacht te plaatsen, klik je tijdens het gesprek op de Wachtstand knop, Het gespreks-ID en het tijdsduurvenster kleurt rood. Om het gesprek uit de wacht te halen klik je wederom op de Wachtstand knop.

2.5 Aangekondigd doorverbinden

Om een gesprek aangekondigd door te verbinden, klik je op de doorverbind knop. Maak vervolgens een keuze tussen "collegalijst" of "een ander" waarna je het gewenste nummer of naam ingeeft. Nadat dat gesprek tot stand is gekomen klik je weer op doorverbinden en voeg je beide gesprekken samen.

2.6 Onaangekondigd doorverbinden (Blind/koud)

Om een gesprek onaangekondigd, ook wel blind of koud genoemd, door te verbinden, open je tijdens het actieve gesprek de presentielijst, klik je met de rechter muisknop op het telefoonnummer van de gewenste persoon en selecteer je blind doorverbinden. Let op: deze optie dient geactiveerd te worden door jouw Xelion beheerder.

2.7 Conferentiegesprek opzetten

Wanneer je een conferentie gesprek wilt opzetten bel je de 1e deelnemer en klik je op de knop conferentie. Kies vervolgens voor collega of een ander en maak je vervolgkeuze. Is het 2e gesprek opgezet? Klik nogmaals op conferentie en voeg de gesprekken samen!

2.8 Meeluisteren met een collega

Als je de rechten hebt om mee te luisteren met een collega, klik je in het gesprekkenvenster op het gewenste gesprek en vervolgens klik je in de blow-up die dan opent op meeluisteren. Wanneer de persoon met wie je meeluistert ook via de Xelion softphone belt, krijgt diegene een notificatie.

2.9 Chatten

Wanneer je wil chatten klik je op het chat icoon in de startbalk. Selecteer de contactpersoon met wie je wil chatten waarna een scherm zoals de afbeelding hiernaast geopend zal worden in het dashboard van de softphone. Via de iconen onderin het scherm kun je eenvoudig contactpersonen, communicatie, bijlages of emoticons versturen.

Het is ook mogelijk om groepsgesprekken te voeren.
Hiervoor dient de Xelion beheerder een groep aan te maken en de gebruikers toe te voegen.

2.10 Agenda

Klik op de startbalk op het agenda icoon en kies voor de gewenste agenda. Hierna opent deze in het dashboard.
Maak aan de linkerkant op eenvoudige wijze je keuze voor de gewenste datum of periode. Eventueel kun je de weergave van agenda's toevoegen door bij agenda toevoegen een tweede, derde, etc agenda te openen.
Dubbelklik op een afspraak om deze te openen.

2.11 Informatiebalk (gemiste oproepen, chats, videoconference, etc)

Aan de linkerkant in de softphone tref je de informatiebalk aan. Deze toont doormiddel van cijfers het aantal gemiste telefoongesprekken, berichten of het aantal gevlagde items. Klik op de betreffende regel om het scherm te openen.
Via presentie kun je al jouw collega's overzichtelijk weergeven en contact opnemen. Je kunt de presentielijst ook opsplitsen in groepen indien ingericht.
Via gesprekken kun je het gesprekkenvenster openen alsmede een wallboard. Voor het openen van wallboards heb je wel rechten tot het wallboard nodig.
Via videoconference kun je videoconferences starten of daar aan deelnemen.
Via synchronisatie bekijk je de status en ingestelde synchronisatie.
Geagendeerd toont agenda overzicht.
Geplande gesprekken (aanvullende licentie) toont ingeplande gesprekken (wake-up calls).

2.12 Communicatieoverzicht

Je kan het communicatie overzicht openen door in de Informatiebalk te klikken op Communicatie
In het communicatieoverzicht vind je alle recente communicatie. Hiervandaan kun je doorklikken naar een communicatie-item en desgewenst een gesprek terug luisteren, terugbellen, chatberichten nalezen of beantwoorden.

2.13 Gevlagd (todo)

Onder de knop gevlagd kun je een Todo lijst aanmaken en onderhouden. Als je klikt op Gevlagd krijg je een overzicht te zien van alle items die op jouw lijst staan.

Bewerken gaat door met de muis over het item te bewegen en op het potlood te klikken.

Verwijderen kan door met de muis over het item te bewegen en op het kruis te klikken.

Nieuwe items toevoegen gaat door onderaan het venster te klikken op Nieuw lijst element.

2.14 Presentie

Het openen van de presentielijst gaat door in de informatiebalk te klikken op Presentie

Hier zie je de collega’s, en hun foto, status, persoonlijke boodschap, locatie en telefoonnummer.

Om overzicht te creëren kan de beheerder afdelingen creëren zoals in het voorbeeld hiernaast.

Je kan gelijk een collega bellen door op het nummer achter de hoorn te klikken.

Door op de foto of de naam te klikken opent een overzicht van diegene, met alle contactinformatie.

2.15 Gesprekken

Het overzicht van de gesprekken die nu gevoerd worden vind je onder de knop Gesprekken

Hier kun je zien welke gesprekken jouw collega’s op dit moment voeren.

Als de mensen met wie er gebeld wordt ook in het adresboek staan wordt de naam weergegeven in plaats van het telefoonnummer.

2.16 Wallboard

Onder de knop Gesprekken staan ook de Wallboards. Als hier geen wallboards staan, dan zijn deze waarschijnlijk niet geconfigureerd of je hebt geen rechten om ze te bekijken.

2.17 Videoconference

Onder de knop Videoconference vind je de mogelijkheid om videogesprekken te voeren.

Je ziet hier al de ruimtes die aangemaakt zijn.
Je kunt deelnemen aan een gesprek door op de Join-button (dit gesprek opent in een browservenster)

Een nieuw gesprek starten gaat middels de knop Start videoconference Vervolgens opent er een venster waarin je de naam van de ruimte invoert en vervolgens klik je op Next. Hier krijg je drie opties om mensen uit te nodigen(die staan verderop toegelicht) daarna klik je op Start en dan opent het gesprek in een browservenster.

Achteraf iemand uitnodigen voor een gesprek kan middels de Invite_button. Hier heb je drie opties (dezelfde als bij het starten van een gesprek):

  1. collega’s uitnodigen. Middels deze optie kun je collega’s uitnodigen die ook gebruikmaken van de softphone. Zij krijgen dan een melding met het verzoek tot deelname in hun softphone.

  2. Personen uitnodigen. Middels deze optie kun je collega’s en anderen mensen uit jouw adresboek een uitnodiging per e-mail versturen.

  3. De deelname link kopieren. Middels deze optie wordt de link naar jouw klembord gekopieerd zodat je deze in elke gewenste applicatie kunt plakken om te versturen.

2.20 Uitloggen

Wanneer je de softphone wil uitloggen, klik je rechts beneden in je monitor met je rechtermuisknop op het Xelion logo. Kies nu voor Xelion Phone System afsluiten.
Wanneer je op "inlogstatus" staat zal je als "rood" worden weergegeven in de presentielijst / Favorieten overzicht van je collega's.