1. Xelion downloaden en instellen op computers

1.1 Xelion 8 downloaden

Om de Xelion 8 App (softphone) te kunnen gebruiken dient deze eerst geïnstalleerd te worden. Open de browser en ga naar softphone.xelion.com (1) en klik daar op Haal het voor Windows (2).
Klik indien nodig op Openen (3).

Klik vervolgens op Install (4) en de Xelion 8 Windows app wordt geïnstalleerd.

1.2 De App(softphone) starten en inloggen.

Als u de app opent vanuit het startmenu krijgt u het hiernaast getoonde inlogvenster te zien.
Log in met de gegevens die u van uw Xelion beheerder hebt ontvangen en klik op Log in.

1.3 Standaard overzicht Xelion app

  1. opties

  2. zoekbalk

  3. datum

  4. foto, status

  5. communicatielog

  6. start communicatie

  7. tegels

  8. zwevend venster

1.4 Status aanpassen

Om uw status aan te passen kunt u op uw foto/status icoon klikken.
Of u klikt op OptiesInstellingen → Gebruikersprofiel.

In uw gebruikersprofiel kunt up op de status klikken. Hierdoor opent er een dropdown menu met de verschillende mogelijke statussen.
Hieronder een overzicht van alle mogelijke statussen:

Pictogram

Naam

Gebeld worden

Chat/SMS

Inlogstatus

Beschikbaar

Niet Beschikbaar

Niet Storen

Afspraak

Kort afwezig

Lang afwezig

Wilt u dat de app (softphone) uw status automatisch wijzigt wanneer u in- of uitlogt of werkt u in de cloud met uw Windows computer? Kies dan inlogstatus.

1.5 Persoonlijke boodschap instellen.

In het gebruikersprofiel kunt u ook een persoonlijke boodschap instellen. Deze boodschap is zichtbaar voor andere Xelion gebruikers in het favorietenscherm en het presentieoverzicht.

U kunt hier bijvoorbeeld aangeven dat u op vakantie bent, aan het lunchen, bezig met een project, of een andere persoonlijke boodschap.

1.6 Toestellen wel of niet laten meerinkelen

In het gebruikersprofiel kunt u onder Toestellen eenvoudig bepalen of ze wel of niet meerinkelen. Zet onder het desbetreffende toestel het vinkje aan om het toestel mee te laten rinkelen en uit om het niet mee te laten rinkelen.

1.7 De softphone twinnen met een fysiek toestel

Bij twinning gebruikt u een fysiek toestel(vaste telefoon, smartphone) als “audio apparaat” terwijl u de softphone gebruikt om het gesprek te bedienen.
Het instellen van twinning kan in instellingen menu. U komt hier door op Opties te klikken en vervolgens Instellingen te kiezen. Op het tabblad Telefoon staat Twinning (als dit er niet staat neem dan contact op met uw Xelion beheerder)
Als u wilt twinnen, zet u het vinkje aan en selecteert u de telefoon waarmee u wilt twinnen.
Let erop dat wanneer u gebruik maakt van twinning dat u de gesprekken ook doorverbindt in de softphone en niet via het fysieke toestel.

1.8 Een headset koppelen aan Xelion

Xelion ondersteunt diverse headsets van Jabra, Poly en Sennheiser/Epos.
Als de headset gekoppeld is aan uw pc en u de softphone opnieuw heeft opgestart dan herkent de softphone uw headset automatisch. Wilt u een aanpassing maken in de te gebruiken headset? Ga dan naar instellingen en klik op het tabblad Audio.

1.9 Beltoon aanpassen

U kunt desgewenst de beltoon van de softphone aanpassen. U doet dit vanuit instellingen tabblad Audio.
Daar wordt onderscheid gemaakt tussen een interne en een externe beltoon. U kunt de beltoon wijzigen door op het potlood te klikken en vervolgens op wijzigen. Vervolgens kunt u een door u gekozen audiobestand aan klikken om te gebruiken.

Als u een beltoon heeft geselecteerd kunt u op de muzieknoot klikken om de beltoon te beluisteren.

1.10 De Lay-out aanpassen

Binnen de Windows app is het mogelijk om de lay-out aan te passen aan uw persoonlijke voorkeuren. Het aanpassen van de lay-out kunt u doen door op Opties te klikken, en vervolgens op Instellingen. Op het tabblad Geavanceerd kunt u klikken op Kies Grid Lay-out. Hier kunt u de voor u prettigste lay-out kiezen. Er zijn zeven verschillende opties op dit moment.

1.11 Tegels

De zogenaamde tegels van de app kunt u naar eigen wens invullen. U kunt de inhoud van een tegel vullen door op de plus te klikken en vervolgens te selecteren wat u op die tegel wil zien.

Het is ook mogelijk om tegels vast te pinnen. Door op de punaise links boven aan de tegel te klikken word een tegel vast gemaakt zodat bij de volgende keer dat u de app opent de tegel weer op dezelfde plek staat.
Vastgepinde tegels kunt u herkennen aan de gevulde punaise links boven de tegel. Deze kunt u ook weer losmaken door op de punaise te klikken

1.12 Zwevend venster

Een venster dat u opent wordt standaard als Floating scherm geopend. Wat zoveel wil zeggen dat het scherm boven op de andere vensters drijft. U kunt dit venster verslepen naar een van de tegels.

2. De softphone in dagelijks gebruik

Hieronder volgt een overzicht van mogelijkheden van de softphone in het dagelijkse gebruik.

2.1 Videoconference

Nieuw in Xelion 8 is videoconferencing.
U kunt een nieuwe videoconference starten door op Opties te klikken en vervolgens op Videoconference. U ziet nu een venster met de beschikbare ruimtes. Hier kunt u een nieuw gespreksruimte aanmaken, deelnemen aan een gesprek, deelnemen aan het gesprek in een webbrowser, andere deelnemers uitnodigen en gespreksruimtes verwijderen.

2.1.1 Nieuwe gespreksruimte aanmaken

U kunt een nieuwe gespreksruimte aanmaken door binnen het Videoconference venster op de plus add room te klikken. Vervolgens geeft u deze ruimte een naam en klikt u op Ok. Deze nieuwe ruimte verschijnt nu in het Videoconference venster en is klaar voor gebruik.

2.1.2 Deelnemen aan een gesprek

U kunt deelnemen aan een gesprek door te klikken op het pijltje naar rechts achter de desbetreffende gespreksruimte in het Videoconference venster.

2.1.3 Deelnemen aan een gesprek in een webbrowser

U kunt deelnemen aan een gesprek dat opent in een webbrowser door te klikken op het pijltje naar boven achter de desbetreffende gespreksruimte in het Videoconference venster

2.1.4 deelnemers uitnodigen

U kunt additionele deelnemers uitnodigen door op het deel icoontje te klikken achter de desbetreffende gespreksruimte. Hier krijgt u een keuze uit de onderstaande opties:

Pictogram

Optie

Gevolg

Nodig collega nu uit

Collega krijgt een pop-up in Xelion om deel te nemen aan het gesprek

Nodig collega uit via chat

Collega krijgt een chat bericht met daarin het verzoek om deel te nemen aan het gesprek

Nodig collega uit via e-mail

Er opent een mailvenster met het adres van de collega en de link om deel te nemen aan het gesprek

Kopieer uitnodigingsverzoek contacten

De link naar de gespreksruimte wordt gekopieerd naar het klembord binnen Xelion om zo met contacten te kunnen delen

Kopieer uitnodigingsverzoek gasten

De link naar de gespreksruimte wordt gekopieerd naar het Windows klembord om zo te kunnen delen

De deelnemers hebben geen Xelion nodig om deel te nemen aan een videogesprek, dit kan vanuit de browser.

2.1.5 gespreksruimtes verwijderen

U kunt gespreksruimtes die niet meer nodig zijn verwijderen door in het Videoconference venster op de prullenbak voor de desbetreffende gespreksruimte te klikken.

2.2 Start communicatie

U kunt beginnen met communiceren door op het hier links getoonde icoontje te klikken. Dit staat linksonder in uw Xelion Softphone

Vervolgens opent er een scherm waarin u naar contacten kunt zoeken, maar waarin u ook de laatste personen ziet met wie u contact heeft gehad. Onderaan ziet u een telefoonkiezer staan waar u direct een nummer kunt kiezen om te bellen.

2.3 Gebeld worden

Wanneer u gebeld wordt opent er een pop-up en een zwevend venster van Xelion. In dat venster staat wie u belt en kunt u op opnemen of weigeren klikken.
U kunt uiteraard ook opnemen met uw headset of de hoorn van uw getwinde toestel.

2.4 Gesprek in de wacht plaatsen

Om een gesprek in de wacht te plaatsen klikt u op het pauze icoontje in het gespreksvenster. Er verschijnt dan een play icoontje met de tijd dat het gesprek in de wacht staat.
Om het gesprek uit de wacht te halen klikt u op het play icoontje.

2.5 Gesprek doorverbinden

Een gesprek aangekondigd door verbinden kan op een aantal manieren:

  • Klik op het doorverbind icoontje in het gespreksvenster, er opent een venster waarin u kunt kiezen wie of welk nummer u wilt bellen, nadat u gebeld hebt en aangekondigd dat u iemand gaat doorverbinden, ziet u in het zwarte gespreksvenster meerdere gesprekken staan. Kies het gesprek dat u wilt doorverbinden en klik nogmaals op het doorverbind icoontje en kies vervolgens de lijn met wie u diegene wil doorverbinden.

  • Zet op een andere manier een tweede gesprek op, dit kan op diverse manieren (start communicatie, favorieten, etc) nadat u gebeld hebt en aankondigt dat u iemand gaat doorverbinden, ziet u in het zwarte gespreksvenster meerdere gesprekken staan. Kies het gesprek dat u wilt doorverbinden en klik nogmaals op het doorverbind icoontje en kies vervolgens de lijn met wie u diegene wil doorverbinden.

2.6 Conferentiegesprek opzetten

U kunt een conferentie gesprek opzetten door de 1e deelnemer te bellen en vervolgens in het zwarte gespreksvenster op het conferentie icoontje, kies een tweede deelnemer en kies vervolgens in het tweede gesprek nogmaals het conferentie icoontje en verbind deze met de eerste deelnemer.

2.7 Meeluisteren met een collega

Meeluisteren met een collega kan door in het gesprekkenvenster op het gesprek te klikken en op meeluisteren te klikken. Dit gaat echter alleen als u de rechten heeft om mee te luisteren. Wanneer de collega met wie u meeluistert ook via de softphone belt krijgt diegene een notificatie.

2.8 Chatten

U kunt een chatgesprek met een collega starten door een collega op te zoeken (start communicatie, favorieten, presentielijst, etc) en vervolgens op het tekstballon icoontje te klikken. Er opent een chatvenster, in dit chatvenster kunt u een chatgesprek voeren met uw collega.
Uw beheerder kan ook chatgroepen aanmaken, zodat een groep collega’s met elkaar kan chatten.

2.9 Agenda

U kunt naar uw agenda gaan door op opties te klikken en vervolgens op Mijn agenda. U kunt van weergave wisselen door op drie liggende streepjes te klikken en te kiezen voor Lijst weergave of Maand weergave. Ook kunt u naar een bepaalde datum gaan door op drie liggende streepjes te klikken en vervolgens een datum te selecteren.

Nieuwe agenda afspraken kunnen gemaakt worden door op vrije ruimte of een datum te klikken. Dan opent er een venster waarin u een nieuwe afspraak kunt maken.

2.10 Communicatieoverzicht

Een nieuw vast onderdeel van de Windows app is het communicatieoverzicht. Hier kunt u zien welke gesprekken, chats en dergelijke zijn gevoerd. als u de rechten heeft op andere aansluitingen kunt u deze ook zien.

Als u rechten heeft op meerdere aansluitingen kan het soms nodig zijn om op de drie horizontale puntjes te klikken om de gesprekken van die desbetreffende aansluiting te zien.

Als u klikt op een van de contacten, opent er een venster met daarin de contactgeschiedenis met het desbetreffende contact.

2.11 Presentielijst

In de presentielijst kunt u zien wat de status is van uw collega’s. U kunt de presentielijst openen door te klikken op Opties en vervolgens op Presentielijst

De weergegeven status is de status die men instelt in het gebruikersprofiel.

2.12 To do lijst

U kunt de Todo-lijst openen door te klikken op Opties en vervolgens op Todo.

Om taken toe te voegen klikt u op het plusje Toevoegen en selecteer een contact. Daarna kunt u in het vakje met het potlood klikken om tekst toe te voegen.

Om taken te verwijderen klikt u met uw rechtermuisknop op het contact en klikt u vervolgens op Delete.

2.13 Favorieten

U kunt de favorieten openen door te klikken op Opties en vervolgens op Favorieten.

U kunt favorieten toevoegen door op Toevoegen klikken.

U kunt uw favorieten sorteren door op Sort te klikken. Standaard staan uw favorieten gesorteerd in de volgorde waarin u ze heeft toegevoegd Het is ook mogelijk om ze op- of aflopend op alfabetische volgorde te sorteren.

2.14 Uitloggen uit de App

U kunt uitloggen uit de App door in de windows taakbalk rechts te klikken op het Xelion 8 icoontje en vervolgens op Exit te klikken.

Wanneer uw status op “inlogstatus” staat zult u hierna als “niet beschikbaar” worden weergegeven.