1. De eerste keer de Xelion 8 app openen

Wanneer je de eerste keer de Xelion 8 app opent, dien je enkele malen akkoord te geven op de machtigingen die de app nodig heeft. Je dient toestemming te geven voor de volgende drie zaken:

  • Bellen en telefoontjes beheren

  • Toegang krijgen tot contacten

  • Toegang krijgen tot foto's, media en bestanden op je apparaat

Bellen en telefoontjes beheren is noodzakelijk om inkomende en uitgaande oproepen te kunnen voeren. Toegang krijgen tot contacten is noodzakelijk omdat je voor uitgaande gesprekken ook je lokale telefoonboek kunt gebruiken. Daarnaast maakt Xelion bij inkomende oproepen een contact aan in je lokale adresboek genaamd "Zakelijk gesprek via Xelion". Deze registratie is nodig om de notificatie van bellergegevens te kunnen verwerken op je toestel. Om gebruik te kunnen maken van bijlagen is de toegang tot foto's, media en bestanden op je apparaat nodig om bijlagen te kunnen versturen en ontvangen met de app (chat functionaliteit). Tot slot druk je op OK om te kunnen inloggen.

2. Inloggen in de Xelion 8 app

Om toegang te krijgen tot de Xelion 8 app dien je in te loggen
Dit kan op twee manieren die hieronder beschreven staan.

2.1 Inloggen via Community (SMS)

Alvorens je gebruik kunt maken van de Xelion 8 APP moet je eenmalig in te loggen. Het meest handig is om je mobiele nummer aan je Xelion beheerder te geven. Deze beheerder kan je namelijk toevoegen aan de Xelion Community.
Wanneer dit uitgevoerd is, vul je simpelweg je GSM nummer in, en klik je op het roze pijltje. Hierna ontvang je een SMS met autorisatiecode. Vul deze in en druk wederom op het witte pijltje in het roze vakje. De Xelion APP zal nu worden voorzien van de instellingen die je voorheen handmatig diende in te vullen. Wil je deze alsnog handmatig invullen? Geen probleem, klik op handmatig inloggen en lees het navolgende hoofdstuk.

2.2 Handmatig inloggen in de app

Gebruikersnaam & wachtwoord: Deze zijn identiek aan de gegevens waarmee je inlogt in de softphone. Je hebt deze van je Xelion beheerder ontvangen.
Mobiel nummer: Vul hier het mobiele nummer in behorend bij de smartphone, waar je de app op probeert in te loggen. Hierop worden de oproepen afgeleverd die via Xelion 8 naar de app worden gestuurd.
Hostnaam: Vul hier de hostname van de server in. Deze heb je ontvangen van je Xelion beheerder.
Tenant: Bij tenant vul je de tenant naam in. Ook deze heb je van je Xelion beheerder ontvangen.

3. De app gebruiken

De app opent standaard met het hiernaast getoonde communicatieoverzicht.

In dit communicatie overzicht bevinden zich de volgende items.

  1. Communicatie starten
    Hier kun je alle communicatie mee starten, telefoon, chat, sms en video. Meer hierover in het hoofdstuk 3.1 Communicatie starten

  2. Menu weergave
    Hiermee opent het menu met daaronder de Statistieken, Presentielijst, gesprekken, Video Gesprekken, Todo, Favorieten en Instellingen.

  3. Zoekfunctie
    Middels de zoekfunctie kun je uw communicatie doorzoeken.

  4. Aansluitingenbalk
    In de aansluitingenbalk staan de aansluitingen waar je aan deelneemt. Door op een aansluiting te klikken kun je zien welke er gesprekken er met die aansluiting gevoerd zijn. Standaard staat hier Mij wat betekent dat alle communicatie op de primaire aansluiting getoond wordt.

  5. Status weergave

    Hier wordt jouw status en eventueel foto weergegeven. Als je hier op klikt kun je eenvoudig je status aanpassen. De betekenis van de verschillende statussen vind je in het hoofdstuk status. Ook kun je zien in welke aansluitingen je deelneemt en eventueel eenvoudig in of uit een aansluiting stappen door een schuifje om te zetten. (Het schuifje naar links, betekent dat je in de aansluiting zit, naar rechts betekent dat je niet in de aansluiting zit. ) In het voorbeeld hiernaast zit de persoon wel in zijn persoonlijke aansluiting (Mij) maar niet in die van IT-Department.
    Je kunt hier ook zien met welke aansluiting je uitbelt. Je kunt hier dus ook makkelijk wisselen van identiteit als je iemand belt.

  6. Communicatiestatus
    De communicatiestatus wordt blauw als een gesprek of bericht onbeantwoord/ongelezen is. De beantwoorde gesprekken en gelezen berichten zijn grijs.

  7. Datum/Agenda
    Hiermee open je jouw agenda. Hierin kun je al jouw afspraken zien, maar ook nieuwe maken. Op het tabblad anderen, zie je wanneer je het laatst contact hebt gehad met anderen. Meer hierover in het hoofdstuk 3.4 Agenda


toelichting bij het communicatieoverzicht: Alle laatst ingekomen communicatie van één contact zal hier worden weergegeven.
Uitleg: Wanneer je dus een keer gebeld bent door Anita Bellafonte en hierna een chat ontvangen hebt, zal alleen de chat getoond worden. Klik op de foto van het contact om alle communicatie in te zien.

3.1 Communicatie starten (met je Xelion- en smartphone adresboek)

Om een gesprek te starten klik je op de blauw omcirkelde telefoonhoorn. Vervolgens opent het hiernaast getoonde kiesvenster.

  1. De zoekfunctie
    Hier kun je een deel van een naam of telefoonnummer intypen en vervolgens het juiste contact selecteren en vervolgens op de gewenste manier een gesprek starten.

  2. De recente contacten
    De meest recente contacten worden automatisch weergegeven. Klik op een contact en er verschijnen 6 icoontjes. Klik op een van deze icoontjes om een actie uit te voeren.
    De betekenis van deze icoontjes is als volgt:
    a - bellen
    b - chatten
    c - sms’en
    d - agenda openen
    e - contactgegevens weergeven
    f - videogesprek starten

  3. Numerieke toetsenbord
    Hiermee kun je een telefoonnummer intoetsen. Als het ingetypte nummer al in het telefoonboek staat, verschijnt het contact erbij, ook kunnen er recent gebelde nummers in de lijst verschijnen die nog niet in het adresboek staan. Selecteer het nummer of contact waar je een gesprek mee wil starten en klik op het icoontje dat aangeeft op welke manier je het gesprek wil starten.

  4. Afzender id
    Onderaan het scherm kunt u kiezen met welk telefoonnummer u uitbelt. Ook is er de mogelijkheid om anoniem uit te bellen.

3.2 Doorverbinden

Wanneer je inkomend wordt gebeld of een uitgaand gesprek voert, kun je dit gesprek doorverbinden. Dit gaat als volgt:

  1. Klik tijdens het gesprek op de Transfer knop.

  2. Kies in het kiesvenster met wie je wilt doorverbinden en bel.

  3. Klik in het gespreksvenster nogmaals op de Transfer knop.

  4. Klik op degene met wie je het eerste gesprek wil doorverbinden.

3.3 Chatten & SMS'en

Er zijn verschillende manieren om een chat- of sms-bericht te versturen:

  1. Vanuit het communicatieoverzicht kun je een van de recente berichten aanklikken vervolgens rechtsboven op de opties te klikken en kiezen voor chat of sms. Ook kun je gelijk een chatbericht intypen onderin.

  2. Door op de knop communicatie starten te klikken en vervolgens het juiste contact te kiezen voor chat of sms.

Als het chatvenster geopend is kan men eenvoudig berichten versturen door onderin een bericht te typen en vervolgens op versturen te klikken.

Bijlage versturen.

Het is in de chat ook mogelijk om foto’s, bestanden of een ingesproken tekst mee te sturen.
Klik op de paperclip of op de fotocamera.
De paperclip opent een menu met drie keuzes: fotocamera, bestand en microfoon.

De fotocamera start gelijk de camera zodat je een foto kunt maken en direct versturen.

Het bestand geeft je de mogelijkheid om bestanden zoals afbeeldingen, videos en documenten te versturen.

De microfoon geeft je de mogelijkheid om een stukje ingesproken tekst te versturen. Let op het opnemen begint direct zodra je op de microfoon klikt en stopt op het moment dat je weer loslaat. Het ingesproken stuk wordt dan gelijk verzonden.

3.4 Agenda

Wanneer je op de datum klikt in het overzichtsscherm opent standaard met het weekoverzicht dat hier links getoond wordt. Het is ook mogelijk om alleen alle afspraken te zien. Klik hiervoor op het agenda icoontje en vervolgens op Schedule. Dan zie het rechts getoonde overzicht. Om terug te gaan naar het weekoverzicht klik je weer op het agenda icoontje en vervolgens op Week.


3.4.1 Afspraak toevoegen

Een afspraak toevoegen gaat als volgt:

Klik in het weekoverzicht op een lege plek in de agenda, vervolgens opent het hier links getoonde venster.

  1. Geef een naam aan de afspraak.

  2. Bepaal de datum en tijd en eventuele herhalingen.

  3. Voeg mensen toe aan de afspraak.

  4. Geef aan of het Intern of Extern is en wat de status van de personen die deelnemen aan de afspraak is ten tijde van de afspraak.

  5. Geef een omschrijving aan de afspraak.

  6. klik op bewaar.

3.4.2 Afspraak bewerken/verwijderen

Door op een afspraak te klikken open je de details. Daar kun je de afspraak bewerken en vervolgens op Bewaren klikken om de wijzigingen op te slaan. Hier kun je ook de afspraak verwijderen door op Verwijderen te klikken.

4. Menu opties

De Xelion heeft links boven een knopje voor de menu weergave daarmee opent het hierlinks getoonde menu.

Onderdelen van dit menu zijn:

  1. Filters

  2. Recente geopend

  3. Statistieken

  4. Presentie

  5. Gesprekken

  6. Video Gesprekken

  7. Todo

  8. Favorieten

  9. Instellingen

4.1 Filters

Met behulp van filters kun je een selectie maken van de gegevens die je in het communicatieoverzicht ziet. Standaard zie je alles.
Je kunt echter filteren op Alleen Gemiste Oproepen

4.2 Recente geopend

Onder Recent geopend vind je de contacten met wie je recent contact hebt gehad. Door een van deze contacten aan te klikken krijg je een overzicht met alle recente communicatie die je hebt gehad met dit contact.

4.3 Statistieken

Onder statistieken vind je de statistieken/wallboards van aansluitingen.

Als je dit de eerste keer opent is dit leeg.

Pictogram

Naam

Uitleg

Toevoegen

Als je hier op klikt kun je de statistieken toevoegen van aansluitingen waar je de rechten op hebt

Verwijderen

Verwijdert de statistieken van de aansluiting die nu in beeld staat

Kiezen

Met deze dropdown button kunt u schakelen tussen verschillende statistieken die u heeft toegevoegd

Verversen

De statistieken worden niet automatisch bijgewerkt, deze worden opgehaald op het moment dat u de statistieken opent. Klik hier om de statistieken te verversen

Onderaan de statistieken staan welke agents er zijn ingelogd op een aansluiting met de volgende informatie:
in - het aantal gevoerde inkomende gesprekken
uit - het aantal gevoerde inkomende gesprekken
alle - het totaal aantal gevoerde gesprekken
g.g.t - gemiddelde gesprekstijd, gemiddelde tijd per gesprek.

4.4 Presentie

Onder Presentie vind je de presentielijst. Hier worden alle gebruikers met hun status weergegeven.
Als je iemand specifiek zoekt kun je de eerste letter(s) van de naam intypen.

4.5 Gesprekken

Onder Gesprekken vind je de lijst met actieve gesprekken.

4.6 Video Gesprekken

Onder Videogesprekken vind je de lijst met beschikbare ruimtes om een videogesprek in te voeren.

Je kunt een ruimte toevoegen door op de plus te klikken. Geef de ruimte een naam en klik op Bewaren.

Deelnemen aan een ruimte kan door op de ruimte te klikken.

N.B deze functie is op dit moment nog niet beschikbaar in de Android app, maar komt zo snel mogelijk.

4.7 Todo

Onder Todo vind je jouw persoonlijke to-dolijst. Dit zijn notities die je voor jezelf hebt gemaakt. In het voorbeeld hiernaast komt de notitie van Burt niet op de to-dolijst van Burt.

Toevoegen van een item gaat door het klikken op de plus rechtsonder, selecteer een contact. Er wordt nu een lege todo aangemaakt. klik op de lege todo om deze te bewerken en klik vervolgens op Bewaren om deze op te slaan.

Bewerken van een item gaat door het klikken op het item. Bewerk de tekst en klik op Bewaren.

Verwijderen van een item gaat door langdurig op een item te klikken. Je krijgt dan de vraag of je zeker weet dat je wilt verwijderen, als dat zo is klik je op OK anders op Annuleren.

4.8 Favorieten

Onder Favorieten vind je jouw favorieten, dit zijn dezelfde favorieten als je hebt in de softphone.

Gebruiken van een favoriet gaat door op de gewenste favoriet te klikken en vervolgens op het icoontje van de gewenste actie te klikken.

Toevoegen van een favoriet gaat door het klikken op de plus rechtsonder, selecteer een contact en deze wordt toegevoegd aan de lijst met favorieten.

Verwijderen van een favoriet gaat door langdurig op een item te klikken. Je krijgt dan de vraag of je zeker weet dat je wilt verwijderen, als dat zo is klik je op OK anders op Annuleren.

4.9 Instellingen

Onder Instellingen vind je de instellingen van de applicatie. Hier kun je onder andere je status en manier van bellen aanpassen. Hieronder zullen we kort op de instellingen ingaan.

  1. Status - Bij status kun je de actuele status inzien en wijzigen. Klik erop om deze te wijzigen. De kleur van jouw status rechts bovenin zal mee wijzigen. De betekenis van de verschillende statussen vind je in het hoofdstuk status.

  2. Jouw persoonlijke bericht - Deze gebruik je om je persoonlijke boodschap aan te passen. welke zichtbaar is voor je collega’s.

  3. Doorschakelen - Als je bij doorschakelen een telefoonnummer invoert en het vinkje aanzet worden al je gesprekken doorgeschakeld naar dat nummer. Dat kan handig zijn als je ergens even niet gestoord wil worden maar toch wil dat de telefoon beantwoord wordt.

  4. Gemiste oproepen naar - Hier kun je middels een dropdown menu kiezen wat er moet gebeuren met de telefoontjes die je niet kunt beantwoorden. De opties zijn: Niet aannemen, Voicemail en Kies aansluiting. Bij Niet aannemen krijgt de beller de ingesprekstoon. Bij Voicemail wordt de beller doorgeschakeld naar de voicemail. Bij Kies aansluiting kun je een aansluiting kiezen waar het gesprek naar toe doorverbonden moet worden.

  5. Nummerweergave - Hier kun je aangeven of je een nummer meegeeft als je naar buiten belt. Welk nummer er wordt meegegeven is afhankelijk van de aansluiting die je gebruikt om naar buiten te bellen. Deze aansluiting kan aangepast worden in de status weergave rechts bovenin.

  6. Bel strategie - Hier kun je de belstrategie kiezen die je wil gebruiken. De verschillende mogelijkheden worden besproken in het hoofdstuk Belstrategie.

  7. VoIP Status - Indien er bij de Bel strategie wordt gekozen voor VoIP (via internet) komt hier de status van de verbinding tussen de app en de server te staan.

  8. Mobiel nummer - Dit mobiele nummer wordt gebruikt voor de Bel strategielaat Xelion bellen” dan belt de server naar dit nummer alvorens het gesprek naar het gekozen nummer wordt opgezet.

  9. Stel als standaard dialer in - Hier kun je zien of Xelion de standaard dialer is. Als het vinkje aanstaat dan worden alle inkomende telefoongesprekken beantwoord door Xelion. Als het vinkje er nog niet staat kun je hier een vinkje zetten. Dan opent het menu voor de standaard apps. Je kunt hier kiezen of je Xelion als standaard dialer wil hebben of een andere app.

  10. Overige instellingen - Opent het menu met overige instellingen. Het is raadzaam om deze instellingen niet aan te passen zonder overleg met uw Xelion beheerder. Ook vind je hier de log-bestanden die gebruikt kunnen worden om eventuele problemen te op te lossen. Op het moment dat de Xelion beheerder hier om vraagt kun je deze doorsturen via de Overige instellingen → Push logs → stuur via email. Deze logfiles worden dan via de lokaal ingestelde mail cliënt naar elk gewenst adres worden verzonden.

5. Extra informatie

Hieronder vind je nog wat extra informatie over sommige items.

5.1 Xelion Dialer

Onze app heeft een nieuw belscherm gekregen! Helemaal nieuw en volledig in stijl van de huidige Xelion 8 generatie apps. Wanneer je gebruik maakt van de Xelion dialer is "wacht op belbevestiging" niet meer nodig.

Hiernaast staat de Xelion dialer. Een dialer is een weergave scherm van inkomende of uitgaande oproepen. In deze specifieke afbeelding is de weergave van een inkomende oproep te zien. Deze weergave toont:

  1. Actieve gesprek - Toont het actieve gesprek, inclusief een afbeelding van de beller(indien aanwezig)

  2. Informatie - Toont informatie over het gesprek; het volgnummer van het gesprek, de duur, naam en nummer van de beller..

  3. Ophangen - beëindig het gesprek

  4. In de wacht - Plaats het gesprek in de wacht, om bijvoorbeeld ruggespraak te plegen of door te verbinden

  5. Doorverbinden - Verbind het gesprek door, meer hierover in het hoofdstuk Doorverbinden

  6. Meer - Hieronder vind je de opties Informeer Collega, Todo toevoegen en Alternatieven
    Informeer Collega - Stuur een bericht naar een collega.
    Todo toevoegen - Maak een todo aan op uw todo lijst, met dit contactpersoon.
    Alternatieven - Onder alternatieven kunt u kiezen voor Bellen, een bericht of sms versturen.

  7. Dempen - Dempt de microfoon, zodat men jouw niet meer kan horen, maar jij de ander nog wel.

  8. Nieuw gesprek - Start een nieuw gesprek, het huidige gesprek wordt automatisch in de wacht gezet.

  9. Oortelefoon - Verander van audio device, bijvoorbeeld naar de speaker of een headset.

  10. Toetsenbord - Om tijdens het gesprek het numerieke toetsenbord te kunnen gebruiken. Bijvoorbeeld in een keuzemenu.

6.1 Status

Hieronder staan de statussen die je kunt instellen en wat dat voor gevolgen heeft op jouw bereikbaarheid.

Status

Gebeld worden

Chat/sms

Loginstatus Softphone

✅ (mits er op de softphone is ingelogd)

✅ (mits er op de softphone is ingelogd)

Beschikbaar

Niet beschikbaar

Niet storen

Afspraak

Kort afwezig

Lang afwezig

6.2 Belstrategie

Doorschakelen via Xelion (doorschakelbellen

Wanneer je gebruik maakt van "Doorschakelen via Xelion" maak je gebruik van automatisch doorschakelen na belkeuze. Dit betekent dat wanneer je de app de opdracht geeft een nummer te bellen, de app belt naar het doorschakelbelnummer van de Xelion server en deze direct belt naar het gekozen nummer. Hierdoor bel je met weergave van je zakelijke telefoonnummer naar de ontvangende partij.
Op deze wijze betaalt de abonneehouder van de simkaart de kosten van simkaart naar Xelion server en betaalt de abonneehouder van de trunk op de Xelion server de "vervolgkosten" (van server naar ontvanger) van dit gesprek.

Laat Xelion bellen

Wanneer je gebruik maakt van deze strategie en je aansluitend een belopdracht geeft via de Xelion app, zal de Xelion server éérst naar het mobiele nummer bellen van de eindgebruiker (de app gebruiker). Aansluitend zal deze bellen naar het gewenste nummer, nadat de oproep aan de eindgebruiker succesvol is opgenomen.
Op deze wijze betaalt de abonneehouder van de simkaart geen kosten en betaalt de abonneehouder van de trunk op de Xelion server de "vervolgkosten" (van server naar ontvanger) .

Direct bellen (niet via Xelion)

Wanneer je gebruikt maakt van “Direct bellen” bel je direct vanaf de simkaart náár het gewenste nummer toe. De Xelion server is niet betrokken bij dit gesprek. Er zal dus ook geen gebruik gemaakt kunnen worden van functionaliteiten van de Xelion server tijdens dit gesprek. De kosten van dit gesprek worden belast aan de abonneehouder van de simkaart.

VoIP (via internet)

Wanneer je gebruik maakt van “VoIP” dan bel je via het internet. Dit kan zijn via wifi of het netwerk van je mobiele provider(4G of 5G).
Let op: de provider van de simkaart kan extra kosten rekenen voor het datagebruik (van de app naar de server) verder en betaalt de abonneehouder van de trunk op de Xelion server de "vervolgkosten" (van server naar ontvanger).